Règlement Financier

Conformément aux articles 18,19 et 20 des Statuts et au R.O.I, la gestion des ressources est régie par les dispositions suivantes :

Article premier

Compétences de l’Assemblée générale (AG) 

L’AG est compétente pour :

  • la fixation du montant des cotisations des membres, proposée par le Conseil d’Administration (CA) ;
  • l’approbation du rapport comptable présenté par le Trésorier ;
  • l’approbation du budget annuel et des comptes présentés par le Président ;
  • la nomination et révocation de deux commissaires aux comptes, proposés par le CA ;
  • la décharge aux administrateurs et aux commissaires aux comptes ;
  • la désignation des mandataires pour la signature des comptes, ;

Article 1.bis.

Un groupe financier, sous la présidence de droit du Trésorier et composé de plusieurs autres administrateurs, sera constitué.

Les membres seront choisis par le CA.

Article 2 

Les recettes

  • Les recettes annuelles de l’Association se composent :
  • des cotisations et dons de ses membres;
  • des subventions qui peuvent lui être accordées pour lui permettre de remplir les missions et d’atteindre les buts qu’elle s’est assignés;
  • des produits financiers issus de l’organisation d’événements, la réalisation d’actions de communication, de publication/édition et de formation;
  • d’une manière générale, de toute ressource dont l’association peut légalement disposer.

Article 3

Les Cotisations

  • La cotisation annuelle est fixée à 30 €. Elle peut être augmentée par décision de l’AG sans dépasser 50 €.
  • Les versements pour cotisation qui dépassent 30 € sont considérés comme « dons » à la SEPS.
  • Le renouvellement de la cotisation se fait au mois de janvier.
  • La cotisation des nouveaux membres prend effet à la date du 1er payement et est valable pour l’année en cours, jusqu’au 31 décembre de l’année suivante.
  • Les membres qui ne renouvellent pas leur cotisation pendant deux ans consécutifs sont considérés d’office comme ayant définitivement démissionné. Le Secrétariat en informera le membre.

Article 4

Comptabilité

  • Il est tenu une comptabilité faisant apparaître annuellement le résultat de l’exercice et un bilan, conformément au schéma des comptes annuels des associations et fondations qui tiennent une comptabilité simplifiée, annexe 8 de l’Arrêté Royal du 29 avril 2019 portant exécution du code des sociétés et des associations. 

Article 5

Dépenses

  • Les dépenses courantes (achats, dépenses administratives, missions et remboursements) sont effectuées par le Trésorier, sous contrôle a posteriori, documents financiers à l’appui, par le Président et le GGJ.  
  • Les dépenses importantes (plus de 500 €) sont approuvées par le CA dans le cadre du budget annuel approuvé par l’AG.
  • Les dépenses exceptionnelles qui dépassent ce cadre sont votées par le CA et approuvées à posteriori lors de l’AG suivante. 
  • Est considérée comme dépense exceptionnelle, toute somme dépassant les 50% du montant des cotisations perçues pendant les douze derniers mois.

Article 6

Rémunération des prestations des membres

  1. Principe général

Les membres de l’association travaillent gratuitement. Le cas échéant, ils ne peuvent recevoir, à raison des tâches qui leur sont confiées, qu’un remboursement de frais réels qu’ils auraient exposés au service de l’association. Ces défraiements doivent avoir fait l’objet d’un accord préalable du Conseil d’Administration, consigné dans le rapport d’une de ses réunions.

Sur base de ces principes :

  1. Envers les membres, Il n’y a ni paiement d’indemnité ni de service que ce soit.

Il n’y a que :

  • des remboursements de frais, pour autant qu’ils soient autorisés anticipativement par le CA ;
  • des indemnités de bénévolat forfaitaires mensuels justifiés et payés conformément

l’article 10 de la loi belge du 3 juillet 2005 relative aux droits des volontaires.

Le bénévole a droit, s’il en fait la demande, aux montants maximums suivants :

maximum 34,71 euros par jour et 1.388,40 euros par an (2020)

Ces montants sont indexés annuellement en janvier.

Ces plafonds sont des montants maximaux. Les remboursements peuvent être inférieurs en fonction des travaux prestés par le volontaire.

Ces montants sont valables pour la totalité des activités de volontariat prestées par une personne pendant une année calendrier.

Le volontaire ne doit pas les signaler dans sa déclaration d’impôts, s’il ne dépasse pas les plafonds.

Avec le remboursement forfaitaire, il ne faut pas prouver la réalité des dépenses avec des pièces justificatives. En cas de dépassement, le volontaire doit pouvoir démontrer la réalité de l’ensemble de ses frais et pas uniquement des frais qui dépassent la limite.

Seul le remboursement des frais réels de déplacement, jusqu’à un maximum de 2000 km par année, peut être cumulé avec le forfait.

  • Les Secrétaires peuvent se voir octroyer chacune une « indemnité forfaitaire de bénévolat » mensuelle, représentant 4 demi-journées, soit 2 x le montant par jour du plafond journalier limite, indexé comme mentionné ci-dessus.

Cette indemnité couvre les frais variés qu’entraînent leurs actions à Bruxelles et leur participation au Groupe de Gestion Journalière.

Il est à noter qu’elles disposent chacune, à ce titre, d’une carte bancaire ING.

  • Participation à des réunions, conférences, séminaires, congrès

Tous frais engendrés par une participation (inscription, déplacement, etc.) à une réunion, conférence, séminaire, congrès pour représenter la SFPE peut faire l’objet d’un remboursement pour autant :

que cette participation soit faite sur proposition ou accord du CA ou du Président [1] 

qu’un rapport documenté soit fourni au CA ou au Président avec copie au Secrétariat s’il s’agit d’un rapport écrit ;

qu’une évaluation financière soit fournie à l’avance au Trésorier et avalisée par celui-ci.

Au cas où la provision sur la ligne budgétaire ad hoc risque d’être dépassée, le Trésorier informe par écrit (un courriel suffit) le Président à charge pour celui-ci de prendre les mesures adéquates (refus total ou partiel de la dépense, modification budgétaire à présenter au CA à faire approuver à posteriori par l’AG).

  • Frais de déplacement

Tout déplacement pour participation à une action prévue au point B ci-dessus dûment autorisée peut donner droit, pour les membres dont la résidence principale est située à plus de 50 km du lieu de réunion, au remboursement des frais de transport entre le lieu de résidence principale et celui de la réunion selon les modalités suivantes :

C.1 :    pour les déplacements en voiture, au tarif légal [2] défini par la loi sur les ASBL dans la limite de 8.000 kms par an, sur base d’un justificatif mensuel ou annuel ;

C.2 :    pour tous les déplacements autres qu’en voiture, la contrevaleur du tarif train 2ème classe (« senior » [3] si le membre est âgé de 65 ans ou plus) dans la même limite et selon les mêmes modalités que C.1 ci-dessus.

Note : contrevaleur, car parfois l’avion est moins cher que le train.

Exceptionnellement, avec accord préalable du CA et pour autant que le Trésorier donne son aval, la SFPE peut prendre en charge, en tout ou en partie, les frais de déplacement et de séjour d’un participant externe, non membre de l’Association, invité à une réunion de la SFPE pour autant que cette participation soit indispensable et dans l’intérêt exprès de l’Association, avec un plafond de maximum de 500 €.

Le petit matériel et les menus frais divers de réunion et de secrétariat sont remboursés au membre du CA sur base de pièces justificatives.

Les remboursements se font exclusivement par virement bancaire

Article 7 

Contrôle des comptes

L’AG désigne en son sein deux commissaires aux comptes.

Après leur examen, les commissaires valident les comptes et les présentent à l’AG qui leur en donne décharge.

[1] Accord verbal (tél.) du Président suffit ; il en informera le Secrétariat

[2] Environ 0,35 €/km A vérifier chaque année.

[3] En vigueur au moment du déplacement