Règlement d’ordre intérieur[1] [2] ( ROI)

Prémisses

La gestion de la SEPS se basera sur des moyens modernes de communication: (Internet, Fax, Téléphone, GSM, répondeur, téléconférence…).Son mode de travail est essentiellement celui du « télétravail ».

ARTICLE 1 : Constitution du Conseil d’Administration (CA)

  1. Composition, élection des administrateurs,  réunion constitutive et élection du Président

Voir article 12 §1 des statuts et le Règlement électoral qui fait partie intégrante des mêmes statuts.  

  • Répartition des tâches entre les élus
  • Le nouveau Président gère la suite de la procédure de constitution du CA.
  • Une proposition globale de répartition des tâches sera soumise au vote par le Président.
  • Des ajustements pour certains postes peuvent se faire au cours de toute réunion du Bureau.
  • Toute modification de la répartition des tâches ou fonction et toute introduction de nouvelles tâches sera approuvée par les membres du CA.
  • En cas de litige, une procédure de vote secret sera appliquée.

ARTICLE 2 : Réunions du CA (présentiel, téléconférence, procédure écrite)

  1. Le CA, en début de mandat, décide des jours, heures et lieu de ses réunions périodiques.
  2. Les réunions du CA sont convoquées par le Président ou sur demande d’un quart de ses membres. La date de la réunion est communiquée au moins 15 jours calendrier à l’avance. La convocation, avec la proposition d’ordre du jour est envoyée par courrier simple ou par courriel  au moins 2 jours ouvrables avant la réunion.
  3. Les délibérations sont assurées par le Président. Un Vice‑président assiste le Président ou le supplée en cas d’empêchement.
  4. Toute réunion du CA donne lieu à un compte rendu écrit qui contient au moins, la liste des décisions prises. Tous les documents issus du CA sont numérotés et répertoriés par le Secrétaire-Général  dans un registre approprié  et conservés pendant 5 ans.
  5. Les décisions du CA sont prises par consensus ou, si nécessaire à la majorité simple des administrateurs  présents ou représentés. En cas de partage des voix, celle du Président ou du Vice-Président, qui le remplace, est prépondérante.
  6. Les réunions du CA sont ouvertes à tous les membres de l’AG. Toutefois, la Présidence peut réserver certaines réunions ou point(s) de l’ordre du jour aux seuls élus de ce CA. En tout état de cause, la Présidence peut limiter le nombre de participants.
  7. Lors de la convocation, l’ordre du jour est adressée aux membres du Conseil contenant des questions précises posées à ces membres, sur la base de documents fournis. L’administrateur qui sera absent est invité de donner procuration à un autre membre qui sera présent et le cas échéant d’indiquer le mode de vote de son représentant  ( approbation, refus ou abstention) sur les points proposés.

ARTICLE 3 : Travaux du CA

  1. Le Président convoque les deux AG annuelles. La première se réunit dans les six mois qui suivent la clôture de l’exercice social, de préférence en mai ou juin au plus tard. Le président y présente son rapport d’activité pour l’année écoulée et le trésorier le rapport financier de l’exercice précédent, celui-ci ayant été préalablement soumis aux vérificateurs aux comptes. La seconde AG se réunit en fin d’année, de préférence en décembre. Le Président y présente alors le programme pour l’année suivante et le trésorier la proposition de budget pour l’exercice suivant.
  2. Sous réserve de décharge par l’AG suivante :
  3. Le CA décide et exécute toutes les actions qu’il juge nécessaires et réalisables pour l’exécution de son programme.
  4. Le CA peut approuver des propositions de modification budgétaire à budget constant.
  5. Le CA assure la répartition des tâches entre ses membres en fonction de leurs attributions,  compétences et disponibilité.
  6. Le CA peut consulter toute personne ou entreprise qualifiée, ou lui demander de se charger de tâches particulières ou temporaires. Lorsque cette consultation peut ou doit aboutir à la conclusion d’un contrat, celui‑ci est soumis à la décision du CA. Le Président en fera mention dans son rapport annuel adressé à l’AG
  • Le CA délègue au Comité d’Edition du Bulletin de l’Association, la tâche d’évaluer les textes qui sont proposés par les membres pour publication avec le droit de rejet ou de demandes de modifications, conformément aux stipulations du document relatif au « Comité d’ Edition » et qui a été approuvé par le CA.
  • Le CA peut décider de faire participer un ou plusieurs de ses membres à des colloques et réunions jugées utiles.
  • Le CA peut décider de nommer des chargés de mission, en son sein ou parmi les membres de la SEPS en général pour des missions très spécifiques.
  • Le CA peut décider de proposer à l’AG de présenter la SEPS comme membre d’autres associations centrées sur la défense des retraités.
  • Le CA décide, conformément au règlement financier, du remboursement des frais, dûment autorisés, engagés, par les membres ayant une mission ou activité reconnue au sein de la SEPS.
  • Le CA peut proposer à l’AG, un projet de modification des Statuts de la SEPS ou de son règlement électoral,
  • Le CA peut modifier le règlement d’ordre intérieur et le règlement financier.
  • Le CA approuve au préalable les présentations /communications faites à l’AG par les membres du CA
  • Le CA informe régulièrement les membres de ses activités. 
  • Le CA veille à ce que les actes nécessaires soient publiés au Moniteur belge (changements de statuts, liste des administrateurs).

ARTICLE 4 : Administrateurs principaux

  1. Le Président

Le Président convoque les Assemblées générales (AG) et les réunions du CA.

Il représente l’Association dans tous les actes de la vie civile et est investi de tous les pouvoirs à cet effet. Il a notamment qualité pour ester en justice au nom de l’Association, tant en demande qu’en défense. En cas de représentation en justice, le Président ne peut être remplacé que par par deux administrateurs agissant de concert et désignés par la majorité des membres du CA, présents ou représentés, comme ceci est prévu à l’article 13 § 7 dernier alinéa des Statuts. 

Il contrôle les dépenses courantes de l’Association, engagées par le trésorier en collaboration avec le Groupe de Gestion Journalière (GGJ).

Il peut déléguer certaines de ses attributions au Vice-président, au Trésorier ou au (à la) Secrétaire (général (e)) par un mandat écrit.

Les actions suivantes sont considérées comme relevant des attributions du Président :

  • Il est responsable du fonctionnement de l’ASBL et gère son organisation,
  • Préside les réunions de l’AG,
  • Préside et gère les réunions du CA,
  • Fait partie du GGJ et collabore étroitement avec les personnes chargées de la gestion journalière,
  • Prépare et présente les rapports d’activités pour l’AG,
  • Propose l’adaptation du programme aux nécessités, d’année en année,
  • Vérifie la compatibilité des nouvelles initiatives avec les objectifs du programme
  • Rédige les documents officiels de l’Association (Statuts, note aux membres, procédures écrites, règlement interne, règlement électoral, lettres d’information, lettres officielles, ……).
  • Rédige les procédures écrites, les appels à l’AG et l’appel pour les élections statutaires.
  • Rédige ou supervise les publications – informations générées au nom de la SEPS.
  • Représente officiellement la SEPS dans d’autres associations et lors de manifestations et négociations officielles (délèguera cependant en fonction des sujets traités et des compétences et fonctions des membres par un mandat écrit).
  • Signe les documents officiels de la SEPS avec, éventuellement d’autres mandataires, en fonction des cas.
  • Dispose de la signature des comptes avec le Trésorier (chacun séparément),
  • Gère les travaux effectués par l’extérieur ou en donne délégation expresse écrite au Trésorier ou au Secrétaire-Général,
  • Est responsable de l’organisation des traductions nécessaires,
  • Est l’Administrateur du Site Internet de la SEPS,
  • Supervise la liste des membres, sur la base des informations qui lui sont fournies par le Trésorier (cotisations) et le Secrétaire-Général (adresses, infos),
  • Gère avec le Trésorier la politique des rappels aux membres en retard de cotisation.

Dans le cas présent, le Président de la SEPS est donc un membre actif qui doit être présent, en général, aux réunions et disponible au jour le jour. Il lui incombe de prendre des initiatives.

  • Vice-Président 

Le (ou les Vice-présidents) assiste(nt) le Président dans toutes ses fonctions.

 Le premier Vice-président remplace le Président en cas d’absence ou de maladie.     

 En cas d’empêchement, il est remplacé par un autre Vice-président, s’il existe ou par l’Administrateur le plus ancien ou tout autre Administrateur spécialement délégué par le CA.

  • Le(a) Secrétaire-général(e)

Le Secrétaire-général est chargé des contacts directs avec les membres: (téléphone, GSM, fax) et accueille les visiteurs. Il prend les contacts nécessaires pour tâcher de répondre aux demandes individuelles des membres.

  • Il prend contact et / ou rend visite à l’unité RCAM à Bruxelles pour régler les cas difficiles (éventuellement en collaboration avec l’Ambassadrice RCAM de l’Association) .
  • Organise les réunions de l’Association.
  • Gère le secrétariat (local au Conseil) en liaison avec l’Administration et la Sécurité du Conseil de l’UE.
  • Gère les élections internes à l’Association et les procédures écrites.
  • Est chargé de tout ce qui concerne la correspondance (poste externe, interne et Email) à l’exception de la Note aux membres et des convocations à l’AG et les appels pour les élections statutaires (c/o Service expéditions de la Commission).
  • Est responsable des archives. Il conserve en particulier la liste des membres, et les procès-verbaux des délibérations du CA, de l’AG et des Assemblées extraordinaires. Il tient « le chrono ».
  • Assure et gère la permanence au bureau de la SEPS et assiste le Président pour la rédaction de l’agenda des réunions et des représentations officielles de l’AG.
  • Aide le Président et le Trésorier pour l’exécution des formalités administratives prescrites par le code des sociétés et des associations.
  • Informe le Président, le Trésorier et le CA de tout ce qu’il reçoit comme information de la part des membres en ce qui concerne leurs adhésion, démission, changement d’adresses, réclamation et problèmes de correspondance.
  • Les dossiers qu’il faut tenir à jour à tout instant et à disposition du Président, du Trésorier et des Membres du CA sont les suivants (à partir d’octobre 2007).
  1. Dossier de l’AG (Convocations, Comptes –rendus, annexes, participants,  procurations…)
  2. Dossier du CA  (Convocations, Comptes –rendus, annexes, liste des participants, procurations, …)
  3. Dossier des réunions du 2ème jeudi (Convocations – résumés – annexes sauf dossiers séparés – participants, …)
  4. Dossier de l’organisation de toutes les réunions passées et futures
  5. Dossier procédures écrites (Lettre de proposition, bulletins reçus, résumé des résultats)
  6. Dossier des notes aux membres ( une copie de chaque note)
  7. Dossier de la liste des membres : des bulletins d’adhésion, des changements d’adresse, des infos des membres, …
  8. Dossier Statut et règlement électoral: anciens et nouveau statut; traductions
  9. Dossier Règlement d’Ordre Intérieur (ROI)  et annexes (les deux dernières versions)
  10. Dossier des documents issus de la SEPS (Chrono), une copie par N° de l’index des documents.
  11. Dossier « relation » avec la DG ADMIN D1 de la CE
  12. Dossier « relation » avec le Secrétariat général du Conseil de l’UE
  13. Dossier « relation » avec la Sécurité
  14. Dossier des factures et comptes de l’année précédente (scellé).
  15. Dossiers dont le Trésorier est responsable :
    1. . Dossier de la Banque ING
    1. . Dossier des Assurances de l’ASBL
  16. Note: un dossier scellé existe chez le Trésorier et le Président, contenant les codes et cartes de banque.
  17. Secrétaire ASBL 

Vu le nombre de tâches de secrétariat, la Secrétaire-générale peut être assistée par une ou deux  Secrétaires adjointes, l’une d’elle prenant la gestion de l’association,  l’autre, plus spécifiquement, la gestion administrative de l’ASBL.

  • Trésorier

Le Trésorier est chargé de tout ce qui concerne la gestion du patrimoine de l’Association.. 

  • Il effectue tous paiements et perçoit toutes recettes (bancaires et autres liquidités)  sous la surveillance du Président. Les achats et ventes de valeurs mobilières, constituant le fonds de réserve, sont effectués avec l’autorisation du CA.
  • Il établit et tient une comptabilité régulière, au jour le jour, de toutes les opérations et rend compte à l’Assemblée annuelle, qui statue sur la gestion.
  • Il est le seul Administrateur en charge des comptes de l’Association.
  • Avec le Président, il prépare les budgets annuels qui doivent être approuvés par le CA.
  • Le rapport comptable annuel est préparé par le Trésorier et signé par lui et le Président. Il est présenté au Tribunal de l’Entreprise et à l’AG. Une copie sera annexée à l’invitation aux membres à participer à l’AG.
  • La décharge est donnée au trésorier par l’AG.
  • Le Trésorier est membre du GGJ et assiste à ses réunions.

Le Trésorier se verra déléguer, par mandat écrit, certaines tâches de la part du Président en fonction des compétences et des nécessités.

Conformément au règlement financier, sous le contrôle régulier du Président et du GGI,  les dépenses courantes (achats, dépenses administratives, missions et remboursements ) sont effectuées par le Trésorier sans formalité.

Le Trésorier établit et contrôle la liste des membres (en ordre de cotisation) pour l’année en cours et en informe le Président.

En collaboration avec le Président:

  • il contrôle la liste en ce qui concerne les cotisations et les adresses fournies par le Secrétariat et le CA;
  • il gère la politique de rappel pour le payement des cotisations (Annexe 4).

Le Trésorier numérote toutes les factures et preuves de payement (ticket de caisse, reçu, demande de remboursement, …), aucun payement ne pouvant être effectué sans document de justification.

Les factures et preuves de payement, numérotées, sont classées par année au Secrétariat, dans un dossier scellé.

Les factures et preuves de payement de l’année en cours sont classées aux bons soins du Trésorier.

En fin d’année, toutes les factures et autres documents comptables sont mis à disposition des vérificateurs aux comptes.

Comme mentionné sous le point « secrétaire général », le Trésorier est en charge du :

  • Dossier de la Banque ING
  • Dossier des Assurances de l’ASBL

Tous les Membres ont le droit de se manifester auprès du Trésorier pour lui signaler des changements dans leur participation financière. Cette demande doit être faite par écrit et transmise au Trésorier qui en analysera le bien fondé. En cas de contestation, le CA sera chargé de régler le litige, dans les limites de ses pouvoirs.

 f. Ambassadrice auprès du RCAM

Le CA peut nommer une personne qui s’occupera spécialement des relations avec le Régime Commun d’Assurance Maladie (RCAM) afin d’entretenir des contacts suivis avec cette Institution.  Et afin d’intervenir en vue du règlement à l’amiable, lorsque les membres de l’Association éprouvent des difficultés avec cette institution (ex. refus d’autorisations préalable, refus ou retard considérable dans le remboursement, reconnaissance de maladie grave,…).

 La personne choisie portera le titre d’ « Ambassadrice auprès du RCAM ».

 Sa nomination doit être approuvée par le PMO.

ARTICLE 5 :Conseils Juridiques

Afin de défendre les intérêts des personnes ayant fait partie de la Fonction Publique Européenne  (article 4 a) des Statuts) et d’accomplir ce but (article 4 c)des Statuts, dernier alinéa, dernière ligne) l’Association met à la disposition de ses membres la possibilité de bénéficier de conseils juridiques.

Les conseils juridiques fournis par le juriste de l’Association le sont à titre bénévole et ne peuvent engager financièrement, ni le juriste, ni l’Association, au cas où le conseil aurait été suivi et aurait entraîné des résultats préjudiciables pour le membre. 

La procédure à suivre est la suivante :

  • Analyse des questions et consultation d’un avocat

       Les membres qui ont besoin d’un conseil juridique pour des problèmes relatifs à leurs relations avec les services de la Commission (application du statut)  ou  à leur vie privée  (successions ou problèmes fiscaux) , un juriste de l’Association est à leur disposition pour donner un avis en toute discrétion et dans le respect de sa probité d’ancien fonctionnaire européen.

      Ce juriste fera une première analyse de la question posée.  Si l’affaire est très compliquée ou exige un recours en justice il orientera le membre vers un spécialiste du droit concerné ou conseillera, soit une consultation auprès des avocats de la Commission qui sont au service des pensionnés, soit une consultation auprès d’un autre avocat, gratuite pour les membres en ordre de cotisation. Cette consultation se limitera à 30 minutes maximum; tout dépassement sera facturé au demandeur.

  • Mandat

Au cas, où le juriste de l’Association continue, à la demande du membre, de s’occuper de l’affaire, celui-ci signera un mandat en bonne et due forme déléguant son pouvoir au juriste de l’Association, chargé de l’affaire.

Ce mandat permettra à celui-ci, tout en restant sous contrôle régulier du membre,  d’instruire l’affaire, d’envoyer et de recevoir toute communication relative à l’instruction et au jugement du litige.

Devant les tribunaux, où la présence d’un avocat n’est pas requise, si les parties en décident ainsi, le mandat permettra au juriste de déposer des conclusions et de plaider jusqu’au jugement du litige. 

Le refus du membre de signer ledit mandat entraînera d’office le désistement du juriste de l’affaire, lui soumise par le membre, et par conséquent celui de l’Association

ARTICLE 6 :  Cohérence 

Aucune disposition du présent ROI ou de ses modifications ultérieures ne peut contredire « la loi » ou les statuts de l’Association.

     En cas de doute, le Règlement d’ordre intérieur est toujours interprété dans le sens de ces derniers textes.

     Fait à Bruxelles, le   17 octobre  2020

Procédures et documents de détail internes au CA: 

Procédure d’acceptation des nouveaux membres 

Description SEPS-SEPS et invitation

Bulletin d’inscription – Application form

Cotisation annuelle

Recherche de nouveaux membres 

Politique de rappel pour le payement des cotisations – Lettres

Comité d’Edition

Règlement Financier

Identification des documents

Gestion de la liste des membres

[1] Le Règlement d’Ordre Intérieur (ROI) précise plus en détails les dispositions de gestion de l’Association. Les sujets qui exigent une disposition statutaire ne sont pas repris ou si nécessaire ont été copiés des statuts dans le présent ROI

[2] Pour la facilité de la lecture, seul le masculin a été utilisé.