REGLEMENT d’ORDRE INTERIEUR

Nos statusCA/SC/HS/GD/1513
Version 24.05.2015

I. MEMBRES

Article 1. Membres

II. LE CONSEIL D’ADMINISTRATION (C.A.)

Article 2. Prémisses

La gestion de la S.F.P.E. se basera sur des moyens modernes de communication: (Internet, Fax, Téléphone, GSM, répondeur…).Son mode de travail est essentiellement celui du « télétravail ».
Le CA peut être constitué de personnes n’habitant pas la Belgique.

Article 3. Constitution du C.A.

Voir Annexe III – Règlement Eléctoral
a) Organisation de la réunion constitutive
Après proclamation écrite des résultats par le Bureau Electoral, le secrétariat convoque tous les candidats élus à une première réunion appelée « Réunion Constitutive ».
Le début de cette réunion est présidé, soit par le Président du Bureau électoral s’il y a plus de 20 candidats, soit par le Doyen des élus jusqu’à la désignation du nouveau Président.
b) Constitution du C.A.
Sont déclarés élus, les candidats (20 au maximum) ayant obtenu le plus de voix.
Pour être élu, un candidat doit recevoir au moins 10 voix.
Si, pour le dernier poste à pourvoir (20ème), il y a plusieurs candidats à égalité, l’élimination a lieu par les votes secrets des 19 membres élus sans contestation auxquels s’ajoute le vote du Président du Bureau électoral.
Les nouveaux élus acceptent ou refusent leur mandat. En cas de refus d’un ou de plusieurs élus, le Bureau électoral déclare élu(s) le(s) candidat(s) suivant(s) de la liste jusqu’à épuisement de cette liste si nécessaire.
Lorsque les membres élus ont accepté leur mandat ou lorsque la liste est épuisée, le C.A. est constitué.
c) Election du président.
Le Doyen des élus, ou le président du Bureau électoral, recueille les candidatures pour la présidence du C.A. et passe au vote. Est élu(e) Président(e) le candidat ayant recueilli le plus grand nombre de voix. En cas d’égalité de voix, le candidat le plus âgé est déclaré élu.
d) Répartition des tâches entre les élus et constitution du Groupe de Gestion Journalière (GGJ)
La nouvelle Présidence gère la suite de la procédure de constitution du CA.
Une proposition globale de répartition des tâches sera soumise au vote par le Président, dans l’espoir de simplifier la procédure. Le président proposera aux administrateurs les trois mandats pour la gestion journalière de l’Association.
Des ajustements pour certains postes peuvent se faire au cours de toute réunion du Bureau.
Toute modification de la répartition des tâches ou fonction et toute introduction de nouvelles tâches sera approuvée par les membres du CA.
En cas de litige, une procédure de vote secret sera appliquée.
e) Cooptation
Le CA peut décider de la cooptation de 5 membres au maximum. Il ne peut y avoir plus de 20 membres au total. Toute cooptation doit être approuvée par vote secret à la majorité simple. Leur mandat expire au terme de celui des membres élus par l’AG. Les membres cooptés n’ont pas le droit de vote mais ils doivent être ou devenir membres effectifs. Les membres cooptés peuvent se faire élire par l’A.G et ainsi devenir membre de plein droit du C.A.

Article 4. Réunions du C.A.

a) Le CA, en début de mandat, décide des jours, heures et lieu de ses réunions périodiques. Il est valablement réuni si au moins la moitié de ses membres sont présents; la présence de la Présidence ou d’un(e) Vice président(e) est requise.
b) Les réunions du CA sont convoquées par la Présidence ou sur demande d’un quart de ses membres. La date de la réunion est communiquée au moins 15 jours de calendrier à l’avance. La convocation, avec la proposition d’ordre du jour est envoyée par courrier simple ou par courriel au moins 2 jours ouvrables avant la réunion.
c) Les délibérations sont assurées par la Présidence. Un Vice président assiste la Présidence ou la supplée en cas d’empêchement.
d) Toute réunion du CA donne lieu à un compte rendu écrit qui contient au moins, la liste des décisions prises. Tous les documents issus du CA sont numérotés et répertoriés par le Secrétaire-Général dans un registre approprié et conservés pendant 5 ans (Annexe 2).Les documents sont consultables par les membres de l’Association.
e) Les décisions du CA sont prises à la majorité simple des membres. En cas de partage des voix, celle du Président ou de l’Administrateur qui le remplace est prépondérante.
f) Les réunions du CA sont ouvertes à tous les membres de l’AG. Toutefois, la Présidence peut réserver certaines réunions ou point(s) de l’ordre du jour aux seuls élus de ce CA. En tout état de cause, la Présidence peut limiter le nombre de participants.
g) Une ou plusieurs réunions du CA peuvent être remplacées par une procédure écrite par laquelle des questions précises sont posées aux membres sur la base de documents fournis. Les règles de vote sont celles des réunions au siège.

Article 5. Remplacement ou exclusion d’un membre du CA

a) Le CA peut décider du remplacement temporaire d’un de ses membres. Cette décision est prise à la majorité des membres après accord de l’intéressé.
Le nouveau membre sera soit le premier non élu de la liste électorale soit un membre à coopter par le C.A.
b) Le CA peut décider du remplacement d’un de ses membres après plus de cinq absences consécutives, soit en personne, soit par son absence de participation aux discussions par internet. Le nouveau membre sera soit le premier non élu de la liste électorale soit un membre à coopter par le C.A. La période des congés annuels, les congés de longue maladie ainsi que les missions de longue durée n’entrent pas en ligne de compte pour autant que l’intéressé en informe le C.A. Le membre remplacé est informé de la décision. Il peut faire appel de cette décision auprès du Comité des Litiges.
c) Le C.A. peut décider, à la majorité des deux tiers et à bulletin secret, de suspendre un Administrateur pour faute grave (mettant en cause l’association). La même procédure que celle suivie pour la sanction ou l’exclusion d’un membre prévu à l’article 1er b) ci-dessus sera d’application.

Article 6. Démission du C.A.

a) Le C.A. peut se déclarer démissionnaire à la majorité des deux tiers de ses membres. Le Président du comité démissionnaire informe immédiatement les adhérents et convoque une A.G extraordinaire. Celle ci choisit, le cas échéant, son Président de séance en dehors du C.A.
b) Le C.A. est démissionné d’office lorsque la Présidence aura constaté le manque de quorum (1/2 des membres) à quatre réunions consécutives dûment convoquées.

Article 7. Travaux du C.A.

a) Le C.A. convoque les deux AG annuelles. La première se réunit dans les six mois qui suivent la clôture de l’exercice social, de préférence en mai ou juin au plus tard. Le président y présente son rapport d’activité pour l’année écoulée et le trésorier le rapport financier de l’exercice précédent, celui-ci ayant été préalablement soumis aux vérificateurs aux comptes. La seconde A.G. se réunit en fin d’année, de préférence en décembre. Le Président y présente alors le programme pour l’année suivante et le trésorier la proposition de budget pour l’exercice suivant.
b) Le C.A. décide et exécute toutes les actions qu’il juge nécessaires et réalisables pour l’exécution de son programme.
c) Le C.A. peut approuver des propositions de modification budgétaire à budget constant.
d) Le C.A. assure la répartition des tâches entre ses membres en fonction de leurs attributions, compétences et disponibilité.
e) Le C.A. peut consulter toute personne ou entreprise qualifiée, ou lui demander de se charger de tâches particulières ou temporaires. Lorsque cette consultation peut ou doit aboutir à la conclusion d’un contrat, celui ci est soumis à décision du C.A.

f) Le C.A délègue au Comité d’Edition du Bulletin de l’Association la tâche d’évaluer les textes qui sont proposés par les membres pour publication avec le droit de rejet ou de demandes de modifications, conformément à l’Annexe IV du présent ROI, intitulé « Comité d’ Edition ».
g) Le C.A. peut décider de faire participer un ou plusieurs de ses membres à des colloques et réunions jugées utiles.
h) Le C.A. peut décider de nommer des chargés de mission, en son sein ou parmi les membres de la S.F.P.E. en général pour des missions très spécifiques.
i) Le C.A. peut décider de proposer la S.F.P.E. comme membre d’autres associations centrées sur la défense des retraités.
j) Le C.A. décide, conformément au règlement financier, du remboursement des frais engagés, avec autorisation, par les membres ayant une mission ou activité reconnue au sein de la S.F.P.E.,
k) Le C.A. peut introduire un projet de modification des Statuts de la S.F.P.E., du règlement électoral et du règlement d’ordre intérieur et du Règlement financier.
l) Le C.A. approuve au préalable les présentations /communications faites à l’A.G par les membres du C.A.
m) Le C.A. informe régulièrement les membres de ses activités.
n) Le C.A. veille à ce que les actes nécessaires soient publiés au Moniteur belge (changements de statuts, liste des administrateurs)

Article 8. Administrateurs principaux

Voir Annexe V – Job description –
a) Président.
Le Président représente l’Association dans tous les actes de la vie civile et est investi de tous les pouvoirs à cet effet. Il a notamment qualité pour ester en justice au nom de l’association, tant en demande qu’en défense. Il peut déléguer certaines de ses attributions au Vice-président, au Trésorier ou au Secrétaire (général).
En cas de représentation en justice, le Président ne peut être remplacé que par un mandataire agissant en vertu d’une procuration spécifique.
Le Président convoque et gère les Assemblées générales et les réunions du Conseil d’Administration. Le Président présente les rapports officiels et un rapport d’activité (rapport moral) devant l’AG.
Il supervise avec le Trésorier et le Secrétaire, sur base des informations qui lui sont fournies par eux, la liste des membres. Il gère avec eux la procédure des rappels aux membres en retard de cotisation. Les rappels sont envoyés par le secrétariat.
Le Président décide, avec l’accord du CA, des dépenses de l’association.
b) Vice-Président.
Le (ou les Vice-présidents) assiste(nt) le Président dans toutes ses fonctions.
Le premier Vice-président remplace le Président en cas d’absence ou de maladie. En cas d’empêchement, il est remplacé par un autre Vice-président, s’il existe ou par l’Administrateur le plus ancien ou tout autre Administrateur spécialement délégué par le Conseil d’Administration.

c) Secrétaire (ou Secrétaire Général)
Le Secrétaire est chargé des contacts directs avec les membres. Il organise les réunions de l’Association et gère le secrétariat en liaison avec l’Administration et la Sécurité du Conseil des Ministres (CUE).
Le Secrétaire organise les élections internes à l’Association et gère les procédures écrites.
Le Secrétaire est chargé de tout ce qui concerne les archives. Il conserve en particulier les comptes rendus des délibérations du Conseil d’Administration, de l’AG et des Assemblées extraordinaires. Il tient le « chrono ».
Le Secrétaire aide le Président et le Trésorier pour l’exécution des formalités administratives prescrites par la loi (ASBL).
Le Secrétaire informe le Président, le Trésorier et le CA de tout ce qu’il reçoit comme information de la part des membres en ce qui concerne leurs adhésion, démission, changement d’adresses, réclamation et problèmes de correspondance.
Vu l’ampleur des tâches, le Secrétaire est suppléé par un Secrétaire adjoint.
d) Trésorier.
Le Trésorier est chargé de tout ce qui concerne la gestion du patrimoine de l’Association. Il est le seul Administrateur en charge des comptes de l’association. Il effectue tous paiements et perçoit toutes recettes (bancaires et autres liquidités) sous la surveillance du Président. Les achats et ventes de valeurs sont effectués avec l’autorisation du Conseil d’Administration. Il établit et tient une comptabilité régulière.
Avec le Président, le Trésorier prépare les budgets annuels qui doivent être approuvés par le CA.
Le rapport comptable annuel est préparé par le Trésorier et signé par lui. Il est présenté à l’AG et au Tribunal de Commerce. L’AG donne la décharge au trésorier.
Le Trésorier établit et contrôle la liste des membres en règle de cotisation pour l’année en cours et en informe le Président.
Tous les Membres ont le droit de se manifester auprès du Trésorier pour lui signaler des changements dans leur participation financière. Cette demande doit être faite par écrit et transmise au Trésorier qui en analysera le bien fondé. En cas de contestation, le Président en accord avec le Trésorier tranchera le litige.
Les tâches de chacun des membres du C.A. et en particulier, du Président, du
Secrétaire et du Trésorier, sont définies en détail et en fonction des personnes et
de leurs compétences, dans l’annexe « job description ». Cette annexe est modifiée
chaque fois qu’il le faut, en fonction des nécessités, et sous la seule autorité du
C.A. pour autant que les termes généraux du présent R.O.I soient respectés.

Article 9. Conseils Juridiques

Afin de défendre les intérêts des personnes ayant fait partie de la Fonction
Publique Européenne (article 4 a) des Statuts) et d’accomplir ce but (article 4 c)
des Statuts, dernier alinéa, dernière ligne) l’Association met à la disposition de
ses membres un service de conseils juridiques.

Ce service examinera les cas qui lui sont soumis par les membres.

Le cas échéant, si l’affaire est très compliquée ou exige un recours en justice,
il orientera le membre vers un avocat ou un spécialiste du droit concerné.

Au cas, où le juriste de l’Association continue, à la demande du membre, de
s’occuper de l’affaire, celui-ci signera un mandat en bonne et due forme
déléguant son pouvoir à l’Association et plus particulièrement au juriste de
l’Association, chargé de l’affaire, lui soumise par le membre.
Ce mandat permettra à celui-ci, tout en restant sous contrôle régulier du
membre, d’instruire l’affaire, d’envoyer et de recevoir toutes communications
relatives à l’instruction et au jugement du litige.
Devant les tribunaux, où la présence d’un avocat n’est pas requise, si les parties
en décident ainsi, le mandat permettra au juriste de déposer des conclusions et
de plaider jusqu’au jugement du litige.
Le refus du membre de signer ledit mandat entraînera d’office le désistement du
juriste de l’affaire, lui soumise par le membre, et par conséquent celui de
l’Association.

Article 10. Aspects financiers

a) La cotisation annuelle est fixée à 30 €. Les versements pour cotisation qui dépassent 30 € sont considérés comme « dons » à la S.F.P.E.. Les membres qui ne sont pas en ordre de cotisation sont considérés comme démissionnaires. S’ils ne renouvellent pas leur cotisation pendant deux ans consécutifs ils sont considérés comme ayant définitivement démissionné.
L’adhésion des nouveaux membres, qui répondent aux conditions d’adhésion, prend effet à la date du 1er payement de la cotisation et sera valable pour l’année en cours et également jusqu’au 31 décembre de l’année suivante
b) Les dépenses courantes (achats, dépenses administratives, missions et remboursements) sont engagées par le GGJ à charge d’en informer le Trésorier, a posteriori, documents financiers à appui. Les dépenses importantes sont approuvées par le C.A. dans le cadre du budget annuel approuvé par l’A.G. Les dépenses exceptionnelles qui dépassent ce cadre sont votées par le C.A. et approuvées à posteriori lors de l’A.G suivante. Est considérée comme dépense exceptionnelle, toute somme dépassant les 50% du montant des cotisations perçues pendant les douze derniers mois.

c) Les modalités du remboursement de frais exposés par les membres pour autant qu’ils soient autorisés anticipativement par le C.A et les versements forfaitaires mensuels de bénévolat s’opèrent selon les règles prévues au Règlement Financier, constituant l’Annexe VI du présent ROI.

III. GESTION JOURNALIERE

Article 11. Le GGJ

a) Le Groupe de Gestion Journalière (GGJ) gère l’Association au jour le jour entre deux réunions sous la responsabilité du C.A.
b) Les actes de gestion journalière sont ceux qui, tant en raison de leur importance secondaire que de la nécessité d’une solution immédiate ne justifient pas l’intervention du CA. Ce sont aussi ceux qui résultent des décisions du CA et qui sont confiés au GGJ.
c) Les membres du GGJ agissent seuls (indépendamment) mais assurent la plus étroite collaboration entre eux.

IV. COHERENCE

Article 12.

Aucune disposition du présent R.O.I. ou de ses modifications ultérieures ne peut contredire « la loi » ou les statuts de l’Association.
En cas de doute, le Règlement d’ordre intérieur est toujours interprété dans le sens de ces derniers textes.

Fait à Bruxelles, le 2016

Annexes: Documents de détail, internes au CA:

I – Procédure d’acceptation des nouveaux membres
I – Description SFPE-SEPS et invitation
I ter – Bulletin d’inscription – Application form
I quater – Cotisation annuelle
I quinquies -Recherche de nouveaux membres
II -Politique de rappel pour le payement des cotisations
IIbis – Lettres aux membres en retard de payement de la cotisation(5)
III – Règlement électoral des membres du C.A
IV – Comité d’Edition
V – Job descriptions »
VI – Règlement Financier
Autres Annexes :
I – Identification des documents
II – Gestion de la liste des membres